Geschäftsprozesse ohne Geschäft? Möglichkeiten und Grenzen der Gestaltung von Geschäftsprozessen in Hochschulen

Frank Eisoldt, ews group Lübeck

Die Bedeutung der Organisationsentwicklung z. B. im Kontext von strategischen Reformprozessen, IT-Einführungen oder Qualitätsmanagement wird zunehmend auch in Hochschulen anerkannt. Die beiden wesentlichen Instrumente der Organisationsentwicklung sind die Modellierung von Geschäftsprozessen und die Gestaltung von Strukturen im Bereich Organisation und Personal. Beide Instrumente müssen ineinander greifen, sind jedoch unterschiedlich geeignet für Prozesse und Organisationseinheiten von Hochschulen. Dieses wird differenziert und anhand von Praxisbeispielen aufgezeigt. Insgesamt besteht die Tendenz, den Nutzen der Geschäftsprozessmodellierung insbesondere für die akademischen Prozesse in Hochschulen zu überschätzen. Als Ausblick werden die wichtigsten Erfolgsfaktoren und Rahmenbedingungen für den Einsatz dieser Methode erläutert.

Zur Person:
Diplom Politikwissenschaftler (Dipl. Pol)
2001 – 2004: Kanzler der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg
1997 – 2000: Kanzler der FH Nordostniedersachsen
2004 – heute: Geschäftsführer von ews group gmbh (Lübeck)
Schwerpunkte der Beratungstätigkeit: Organisationsentwicklung und Veränderungsmanagement in Hochschulen, Einführung von Campus Management Systemen

Prozessmodellierung als Grundlage für die Gestaltung und das Management von IT-Infrastrukturen

Prof. Dr. Ulrich Frank, Universität Duisburg-Essen

Die Nutzung von Geschäftsprozessmodellen ist bisher vor allem auf die Analyse und Neugestaltung von Handlungssystemen sowie der sie unterstützenden Sofware-Systeme gerichtet. Der Vortrag stellt dar, wie Geschäftsprozessmodelle nicht nur während der frühen Phasen, sondern während des gesamten Lebenszyklus von Informationssystemen gewinnbringend eingesetzt werden können. Dazu wird skizziert, wie Geschäftsprozessmodelle angereichert werden können, um eine wirksame Grundlage für die Konfiguration und das Management von IT-Infrastrukturen zu bieten.

Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für GPM

Dr. Yvonne Groening, Dr. Markus Toschläger

Das Management von Geschäftsprozessen folgt prozessual dem Grundkonzept des Managementregelkreises. Die Referenten gehen in ihrem Vortrag anhand eines konkreten Praxisbeispiels darauf ein, welche Voraussetzungen für die Planung und Implementierung sowie für die Überwachung und Steuerung von Geschäftsprozessen an Hochschulen gegeben sein müssen. Dabei wird ein besonderes Augenmerk darauf gelegt, welche Rahmenbedingungen und Fallstricke man im „System Hochschule“ speziell berücksichtigen muss.

Zu den Referenten:
Frau Dr. Groening ist geschäftsführende Gesellschafterin der myconsult GmbH. Nach einer Ausbildung zur Industriekauffrau und einem Studium der Betriebswirtschaftslehre in Bamberg promovierte sie im Bereich der Personalwirtschaft an der Universität Paderborn. Frau Dr. Groening verfügt über langjährige Projekterfahrung im Bereich der Organisationsentwicklung und hat bereits mehrere Reorganisationsprojekte an Hochschulen begleitet. Neben ihrer Beratungstätigkeit hält sie Lehraufträge an den Universitäten Paderborn und Flensburg.
Herr Dr. Toschläger ist geschäftsführender Gesellschafter der myconsult GmbH. Nach dem Studium des Wirtschaftsingenieurwesens an der Universität Paderborn folgte die Promotion im Bereich der Wirtschaftsinformatik. Herr Dr. Toschläger arbeitet seit 13 Jahren als Projektleiter in Reorganisations- und IT-Projekten und hat einen seiner Beratungsschwerpunkte im Bereich von Hochschulprojekten. Neben seiner Beratungstätigkeit hält er ebenfalls Lehraufträge an den Universitäten Paderborn und Flensburg.

Prozessmodellierung und Datenmanagement in der FernUniversität

Dipl. Inf. Brigitte Kreplin, ZMI, FernUniversität

Veränderte Rahmenbedingungen sowohl extern (Bologna, Akkreditierungsverfahren, Hochschulfreiheitsgesetz usw.) als auch neue interne Anforderungen zur Positionierung am Bildungsmarkt (Jederzeitige Einschreibung, sofortiger Studienbeginn in den Eingangsmodulen, Aufgaben ins Netz, Online-Verfolgung des Studienverlaufs usw.) haben im Rektorat der FernUniversität Mitte 2007 zur Entscheidung für den kompletten Relaunch ihrer IT-Landschaft geführt. Leitziel ist ein hoher Integrationsgrad, sowohl funktional mit Single Sign On in einem persönlichen Schreibtisch für Studierende und Mitarbeitende als auch bezogen auf die Standardisierung der Datenobjekte in einem eigens ins Leben gerufenen Datenmanagement und der Technik – weg von Eigenentwicklungen hin zur Nutzung von Standardsoftware.

Erläutert wird zunächst die Vorgehensweise im Projekt Hagen System Relaunch: Nachdem in einer ersten Projektphase deutlich geworden war, dass eine interne Anforderungserhebung für ein derartig komplexes Projekt nicht die notwendige Qualität erbringen konnte, wurden in der zweiten Projektphase im Jahr 2008 unter Hinzuziehung externer Kompetenz eine flächendeckende Prozesslandkarte erstellt und mit der Hochschulleitung abgestimmt, für zehn ausgewählte Prozessdomänen ereignisgesteuerte Prozessketten modelliert und auf dieser Basis in der dritten Projektphase systematisch für jeden Prozessschritt Anforderungen erhoben. Ergebnis war ein umfangreiches Lastenheft, das die Grundlage für die Veröffentlichung einer EU-weiten Ausschreibung im März 2009 und damit für die vierte Projektphase bildete. Die FernUniversität sucht einen Generalunternehmer, der die für die Prozessdomänen Studierendengewinnung, Studierendenberatung, Studierendenmanagement, Prüfungsmanagement, Lehrbetrieb, Lehr-/Lernumgebung, Materialbereitstellung, Informationsversorgung, Datenmanagement und IT-Management jeweils spezifischen Produkte anbietet und den geforderten hohen Integrationsgrad herstellt. Bis jetzt wird mit einschlägigen Anbietern in mehreren Runden verhandelt. Mit dem Beginn der Umsetzung wird im Sommer 2010 gerechnet.

Im Folgenden wird ausführlich auf Fragestellungen und Zielsetzung des neu installierten Datenmanagements eingegangen: Wie werden Informationen verarbeitet, mit welchem Ansatz unterstützt das Datenmanagement die Datenmigration, Beispiel zum konzeptuellen Datenmodell, welcher Stand wurde in der FernUniversität bis heute erreicht.

Dann werden die heute schon spürbaren Konsequenzen für das ZMI mit einem Paradigmenwechsel von der Angebots- zur Nachfrageorientierung und für die FernUniversität mit einer prozessgetriebenen Sicht auf die zukünftige IT-Architektur dargestellt. Im abschließenden Abschnitt lessons learned werden Erfahrungen sowohl mit Blick auf die Vorgehensweise als auch auf die Projektorganisation und –planung aufgezeigt.

Zur Person:
Mein Name ist Brigitte Kreplin. Seit Anfang 2007 bin ich im Zentrum für Medien und IT der FernUniversität tätig und für alles rund um eLearning-Themen zuständig. So arbeite ich im Moodle-Team in der 2nd-Level-Beratung der Nutzer/innen mit, betreue zusammen mit Andrea Haferburg das Portal Lehre praktisch (www.fernunihagen.de/lehre), organisiere Workshops und Schulungen für die Lehrenden, arbeite in einschlägigen hochschulübergreifenden Gremien wie dem ZKI-AK eLearning und der DINI AG eLearning mit und betreibe laufend Trendscouting im Bezug auf neue Methoden und Tools.

Seit der Initiierung des Projekts Hagen System Relaunch Mitte 2007, mit dem die FernUniversität ihre IT-Landschaft unter den Gesichtspunkten Integration, Standardisierung und Verbesserung der webbasierten Dienste neu aufbaut, bin ich als Teilprojektleiterin an der Prozessmodellierung, Anforderungserhebung und Durchführung der Ausschreibung beteiligt. Daran anknüpfend habe ich im vergangenen Jahr die Mitarbeit in der DINI AG eframework aufgenommen.

In den Jahren von 2001 bis 2006 habe ich mich im Kompetenznetzwerk Universitätsverbund Multimedia NRW in das Aufgabengebiet eLearning eingearbeitet und im daraus hervorgegangenen Centrum für eCompetence in Hochschulen NRW landesweit Hochschulen bei technischen und organisatorischen Fragen rund um den Einsatz von eLearning beraten.

Davor war ich als Diplom-Informatikerin in wechselnden Einrichtungen tätig, häufig mit Bezug zur Ausbildung und zum Unterrichten, z. B. in der Ausbildung von Fachinformatiker/innen.

Methoden und Mehrwerte der Prozessmodellierung

David Lehmkuhl, IDS Scheer

"Ein schlechter Prozess ist besser als kein Prozess. Ein guter Prozess ist besser als ein schlechter Prozess. Selbst ein guter Prozess kann noch optimiert werden." Die internen und institionenübergreifenden Abläufe sind die Nervenbahnen jeder Institution, die – gepflegt und optimiert – den Erfolg bestimmen. ARIS stellt Methodik und Software zugleich zur Verfügung, die Organisationen bei der kontinuierlichen Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. Dabei werden alle Phasen des Geschäftsprozessmanagements abgedeckt – von der Strategiedefinition über das Prozessdesign und die Überführung der Modelle in die IT bis zum Controlling der ausgeführten Prozesse.

Zur Person:
David Lehmkuhl ist Senior Consultant bei der IDS Scheer AG im Bereich Public Sector. Dabei hat er mehrere Projekte zum Thema Geschäftsprozessmanagement an Hochschulen betreut. Sein thematischer Schwerpunkt liegt in den Prozessen des Hochschulrechungswesens und des Drittmittelmanagements sowie deren Umsetzung im SAP ERP-System.

Prozessgestaltung und Qualitätsmanagement

Alexandra Mohr, Stabstelle Qualitätsentwicklung der Universität Stuttgart

Qualitätsmanagement und die Abbildung und Gestaltung von Prozessen sind eng miteinander verknüpft. Viele Ziele, die mit der Einführung von Qualitätsmanagementsystemen verfolgt werden, können nur in Kombination mit einem entsprechenden Prozessmanagement erreicht werden.

Im Vortrag wird kurz auf diesen Zusammenhang eingegangen und in Anlehnung daran die Verknüpfung des 3PQM-Modells*  mit den strategischen Zielen der Universität Stuttgart aufgezeigt. Abschließend wird anhand eines konkreten Beispiels der Einfluss der Prozessgestaltung auf die Erreichung der strategischen Ziele erläutert.

^{* 3PQM (Program-Process-Performance Quality Management) wurde 2007 in der Stabsstelle QE entwickelt und dient als Basiskonzept zur Etablierung eines umfassenden Qualitätsmanagementsystems an der Universität Stuttgart.}

Zur Person:
Alexandra Mohr absolvierte ein Ingenieursstudium an der Universität Stuttgart. Danach qualifizierte sie sich nebenberuflich zum Master of Business Administration. Als Mitarbeiterin der Stabsstelle Qualitätsentwicklung ist sie an der Umsetzung des Modells 3PQM beteiligt. Ein Arbeitsschwerpunkt ist die Analyse und Visualisierung von Prozessen und Schnittstellen.

Praxisbeispiel: Optimierung des Bewerbungsprozesses an der TU München

Dr.-Ing. Kai Wülbern, Chief Information Officer (CIO) und Vizepräsident, Technische Universität München

An der TU München wurde im Zusammenhang mit der Einführung eines integrierten Campus Management Systems der Bewerbungsprozess vollständig neu gestaltet. Hierbei wurde nicht nur die IT-Unterstützung optimiert, sondern auch die Aufbau- und Ablauforganisation an die neuen Erfordernisse angepasst. Im Vortrag wird ausführlich berichtet, wie hierbei vorgegangen wurde.

Zur Person:

• 1987 Diplom Elektrotechnik und Informationstechnik an der Technischen Universität München
• 1987 Entwicklungsingenieur bei der Mitec GmbH (Neubiberg)
• 1989 Entwicklungsingenieur bei der KUKA AG (Augsburg)
• 1990 Wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Technischen Universität München
• 1993 Schriftführer Diplomhauptprüfungsausschuss
• 1996 Promotion zum Thema "Prozessgekoppelte Schadstoffmessung mit einem FTIR-Spektrometer"
• 1998 Geschäftsführer der Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik
• 2003 Projektleitung für die Erprobung eines IT-Systems zur Prüfungsverwaltung
• 2004 Projektleitung HIS@TUM (Einführung einer einheitlichen IT-Unterstützung für die Prüfungsverwaltung)
• 2007 Leiter des Studenten Service Zentrums der TU München
• 2008 Projektleitung CM@TUM (Einführung eines integrierten Campus Management Systems)
• 01.10.2008 Vizepräsident der Technischen Universität München