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DINI / DINI-Zertifikat / FAQs zum DINI-Zertifikat

FAQs zum DINI-Zertifikat

Auf dieser Seite finden Sie die häufigsten Fragen zum DINI-Zertifikat und zum Ablauf des Zertifizierungsverfahrens aus Betreibersicht. Diese Informationssammlung wird beständig aktualisiert. Wenn Sie hier auf Ihre Frage keine Antwort finden, wenden Sie sich bitte direkt über das rechts verlinkte Kontaktformular an uns und wir werden schnellstmöglich antworten.

Die Fragen sind entlang der einzelnen Kriterien des Zertifikats geordnet und wir empfehlen die gleichzeitige Konsultation der Zertifikatsbroschüre (über die rechte Navigationsbox als PDF-Download verfügbar).

Allgemeines und Antragsverfahren

Warum sollten Institutionen ihr Repositorium DINI-zertifizieren?
Einige gute Gründe finden Sie in den 10 Argumenten für das DINI-Zertifikat.

Welche Kriterien sind obligatorisch für das DINI-Zertifikat?
Die Mindestanforderungen. Sie sollten die Empfehlungen jedoch perspektivisch ebenfalls berücksichtigen.

Wie lange dauert das Zertifizierungsverfahren?
In der Regel sollte das Verfahren innerhalb von zwei Monaten abgeschlossen sein.

Wie läuft das Zertifizierungsverfahren ab?
Zunächst wird ein instituts- bzw. serverbezogenes Login vergeben, das bei der DINI-Geschäftsstelle beantragt wird. Anschließend kann mit der Beantwortung der Fragen im Fragebogenformular begonnen werden. Der Fragebogen ist speicherbar und kann zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt wieder aufgerufen werden. Durch die Weitergabe des Serverbezogenen Logins kann der Fragebogen auch durch verschiedene Personen bearbeitet werden. In der Regel läuft der Kontakt zwischen Antragsteller und Gutachtern über die Geschäftstelle. Ggf. treten die Gutachter auch in direkten Kontakt mit den Antragstellern.

Gibt es die Möglichkeit, im Zertifizierungsprozess noch Anpassungen vorzunehmen?
Eine kurzfristige Anpassung ist nach Absprache mit den Gutachtern in der Regel möglich, wenn gewährleistet ist, dass das Verfahren fristgerecht zum Abschluss kommt.

Können Dienstleister wie Verbundzentralen mehrere Angebote gleichzeitig zertifizieren?
Prinzipiell ja. Hierbei kann ggf. die technische Basis (im Fragebogen die Abschnitte 5, 6.2-6.3, 7-8) getrennt von den organisatorischen/bibliothekarischen/rechtlichen Anforderungen (1-4, 6.1-6.2, 8) behandelt werden.

Im Anschluss an die vorangehende Frage: Wie erfolgt die Antragstellung, wenn mehrere Repositorien die gleiche technische Basis haben und in einem Verbund zusammenarbeiten? Es gilt, dass für jeden Mandanten, d.h. jeden Repositorienbetreiber, ein eigener Antrag gestellt werden muss und für jeden Mandanten ein eigenes Zertifizierungsverfahren durchgeführt wird.

Können auch nicht-deutsche Institutionen das DINI-Zertifikat erwerben?
Nein, weil die rechtlichen Vorgaben nicht ohne weiteres auf andere Länder übertragen werden können bzw. durch DINI die Rechtssituation in anderen Ländern nicht ausreichend geprüft werden kann. Es gibt jedoch aus Gründen der Transparenz eine englische Version des Zertifikats (wird noch veröffentlicht).

Wird noch eine Zertifzierung nach 2004 oder 2007 durchgeführt? Nein, es gibt nur noch Zertifizierungsverfahren für das DINI-Zertifikat 2010. (Eine Übernahme der Daten aus dem Verfahren vorangehender Zertifizierungen ist nicht geplant.

Sichtbarkeit des Angebotes

Wozu dient die Registrierung des Repositoriums bei den Registries OpenDOAR, ROAR, DINI und OAI?
Hierdurch verbessert sich die Sichtbarkeit Ihrer Daten und Services erheblich. Registrierungsinstanzen sind Vermittler zwischen Dokumenten- und Publikationsservices und darauf aufbauenden Diensten (z. B. fachliche Netzwerke, übergreifende Netzwerke wie OA-Netzwerk, DRIVER). Für die Integration Ihrer Daten in diese Dienste sind Kenntnisse über die Metadaten und Schnittstellen entscheidend.

Muss jede Institution ihr Repositorium selbst bei den Registries (DINI,OpenDOAR, ROAR, OAI) als Data Provider anmelden?
In der Regel ja. Wird Ihr Service durch einen anderen Betreiber gehostet wie z. B. eine Verbundzentrale, so kann dieser die Registrierung vornehmen.

Worauf sollten Dienstleister/Aggregatoren achten, die Repositorien für mehrere Institutionen hosten?
Jedes Repositorium muss bei der Suche und für Harvester einzeln ansprechbar sein (z. B. über eine eigene OAI-Adresse, eine OAI-Set-Abfrage).

Leitlinien

Wozu dienen die geforderten "Leitlinien"?
In den Leitlinien wird das Serviceangebot (Bereitstellung, Sammelprofil, Rechte und Pflichten, Angaben zum Betrieb u.a.) beschrieben, um dieses den Nutzern (Autoren, Leser, Dienstleister) transparent zu machen.

In welcher Form sollten die "Leitlinien" des Repositoriums angeboten werden?
Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Sie sich bei den bereits DINI-zertifizierten Repositorien ansehen können. Die Leitlinien sollten in einem abgeschlossenen Dokument auf der Hauptseite des Services zur Verfügung gestellt werden.

Müssen alle Dokumente Open Access angeboten werden?
Das DINI-Zertifikat beschreibt, wie Dokumenten- und Publikationsservices das Open-Access-Publizieren von aktueller Forschungsliteratur unterstützen und sich als institutionelles Repositorium positionieren können. In diesem Sinne sollten Repositorien, die sich zertifizieren lassen wollen,

  • bestrebt sein, ihre Materialien möglichst Open Access anzubieten, sofern dem keine urheberrechtlichen Hindernisse entgegenstehen
  • in der Policy die unterschiedlichen Nutzungsrechte erklären
  • eine gezielte Suche nach Open-Access-Materialien ermöglichen

In welchem Umfang sind Sperrfristen/Karenzzeiten vor der Open-Access-Bereitstellung möglich?
Für einen Service, der die Open-Access-Bereitstellung aktueller Forschungsliteratur unterstützt, sind übermäßig lange Sperrfristen nicht sinnvoll. Daher sollte eine ggf. aus urheberrechtlichen Gründen erforderliche Sperrfrist einen Zeitraum von 1/2 bis 2 Jahren nicht überschreiten. Hierbei kann fachlich differenziert werden. Diese Vorgehensweise ist in der Policy zu erklären.

Sind Request-Funktionen möglich oder stehen sie einer Zertifizierung entgegen?

Request-Funktionen sind kein Hinderungsgrund für die Zertifizierung.

Autorenbetreuung

Können Autoren verlangen, dass ihr Dokument nur für einen befristeten Zeitraum Open Access bereitgestellt wird?
Dokumenten- und Publikationsservices zielen auf die dauerhafte Open-Access-Bereitstellung wissenschaftlicher Publikationen und anderer Materialien. Daher sollte eine Befristung durch den Servicebetreiber ausgeschlossen werden. Die Open-Access-Bereitstellung kann jedoch zeitlich verzögert erfolgen, wenn der sofortigen Bereitstellung rechtliche Gründe entgegenstehen.

Wie ist zu verfahren, wenn Autoren ein Dokument überarbeiten und austauschen wollen?
Über Repositorien bereitgestellte Dokumente sind "veröffentlichungsreif" und haben oftmals einen Review-Prozess durchlaufen. Wünschen Autoren, eine wesentlich überarbeitete Version bereitzustellen, so wird diese als ein neues Dokument hochgeladen. Zusätzlich verbleibt das ältere Dokument im Repositorium und auf die neue Version wird durch Verlinkung hingewiesen.

Ist ein rein englischsprachiges Angebot zertifizierungsfähig?

Ja, sofern die Policy und die Deposit Licence auch auf Deutsch bereitgestellt werden.

Rechtliche Aspekte

Bitte beachten Sie, dass wir keine verbindlichen Rechtsauskünfte erteilen können. Im Zweifelsfall empfehlen wir Ihnen, eine Fachberatung einzuholen.

Wie kann die Haftung des Servers gegenüber Ansprüchen Dritter ausgeschlossen werden?
Einen Überblick über Haftungsfragen gibt Kapitel 6 in Rechtliche Rahmenbedingungen von Open Access-Publikationen (hg. von G. Spindler, Universitätsverlag Göttingen 2006). Hier finden sich auch Formulierungsvorschläge. Insbesondere sollte sich das Repositorium durch den Autor von etwaigen Ansprüchen Dritter freistellen lassen.

Warum sollte über eine Rechteeinräumung (Deposit Licence) hinaus eine Open-Access-Publikationslizenz (CC, DPPL) angeboten werden?
Die "Deposit Licence" regelt primär das Verhältnis zwischen Autor und Repositorium. Dem Repositorium wird dabei in der Regel ein einfaches Recht zur freien elektronischen Publikation im Internet und zur Archivierung auf dem Dokumentenserver eingeräumt. Im Rahmen der öffentlichen Bereitstellung sind Endnutzer insbesondere berechtigt, die Dokumente zum privaten oder sonstigen eigenen Gebrauch herunterzuladen, zu speichern oder in kleiner Zahl zu drucken (§§ 52 und 53 UrhG). Weitergehende Rechte wie z. B. die Weitergabe des Dokumentes können Autoren den Endnutzern über Open-Access-Pulikationslizenzen (Creative Commons, Digital Peer Publishing Lizenz u.a.) einräumen. Repositorien wird empfohlen dies zu unterstützen, indem sie eine Möglichkeit der Lizenzierung direkt beim Hochladen von Dokumenten anbieten.

In welcher Form sollte die Open-Access-Lizenz durch das Repositorium sichtbar gemacht werden?
Ein Hinweis auf die Publikationslizenz sollte sowohl den online angezeigten Informationen wie auch dem ausgelieferten Dokument beigefügt sein.

Warum ist ein Impressum im Sinne des Telemediengesetzes obligatorisch?
Ein solches Impressum ist für jeden Anbieter elektronischer Informations- und Kommunikationsdienste gesetzlich vorgeschrieben (vgl. § 5 TMG). Es kann auch auf das Impressum der gesamten Einrichtung verwiesen werden.

In welcher Form soll die Rechtesitutation des Dokuments in den Metadaten veröffentlicht werden? (Mindestanforderung 4-10)

Die naheliegendste Möglichkeit ist, das DC Rights-Feld auszufüllen.

Informationssicherheit

Wie sollen die technischen Angaben (Betriebskonzept, Dokumentation des technischen Systems) zugänglich gemacht werden?
Es soll ein Link auf die öffentlich zugängliche Dokumentation der Repositoriumssoftware angeboten werden. Fragen zum Betriebskonzept klärt der Gutachter während des Zertifizierungsprozesses direkt mit dem Betreiber des Repositoriums.

Ist eine SSL-Zertifizierung des Webservers nötig?
Für den Upload von Dokumenten wird diese Sicherheitsmaßnahme als Mindestanforderung vorgeschrieben.

In den Mindestanforderungen ist enthalten, dass ein inhaltlich verändertes Dokument mit einer eigenen URN versehen werden müsse. Was genau ist eine inhaltliche Veränderung? Stellt das Löschen einer leeren Seite oder das Einfügen eines fehlenden Kommas bereits eine 'inhaltliche' Veränderung dar?

Nur eine neue Version eines Dokuments, die inhaltlich stärker von der ursprünglichen abweicht, braucht aus Gründen der Zitierbarkeit eine neue URN. Wenn beispielsweise die eingereichte Version eines Artikels (Preprint) stark von der anschließend publizierten (Postprint) abweicht, ist eine neue URN sinnvoll.

Erschließung

Welche Variante der Dewey-Dezimalklassifikation (DDC) sollte eingesetzt werden?
DDC sollte gemäß der Verwendung in der Deutschen Nationalbibliografie der Deutschen Nationalbibliothek (DDC-deutsch: Die hundert Klassen der zweiten Ebene) eingesetzt werden.

Müssen alle Dokumente nach DDC erschlossen werden?
Ja, denn sonst ist nur ein kleiner Teil der Dokumente im fachlichen Browsing sichtbar. Insbesondere neu eingestellte Dokumente sollten erschlossen werden.

Langzeitverfügbarkeit

Müssen alle Dokumente mit einem Persistent Identifier (URN, DOI o.ä.) versehen werden?
Ja, denn nur so sind alle Dokumente eines Repositoriums zuverlässig und dauerhaft adressierbar.

Was ist zu tun, wenn es Dokumente gibt, auf die Anforderungen des DINI-Zertifikats nicht zutreffen, wie z. B. die Archivierung der eingereichten Dateien des Autors im Ablieferungsformat für mindestens 5 Jahre?
Gibt es solche Ausnahmen von der Regel, sollten Sie diese in der Policy formulieren. Zertifiziert wird jedoch nur der Teil des Service, auf den die Regel zutrifft.

Darf ein Repositoriumsbetreiber die Dokumente technisch verändern?
Hierfür müssen Sie sich in der Autorenvereinbarung entsprechende Rechte einräumen lassen. Insbesondere sollten Maßnahmen zur Sicherung der Langzeitverfügbarkeit (z. B. Konvertierung) der Dokumente gestattet sein.

Laut Mindestanforderungen müssen Dateien frei von Schutzmaßnahmen (DRM, Digital Rights Management) sein. Muss dafür eine technische Validierung der Dateien erfolgen oder reicht es, sich vom Autor zusichern zu lassen, dass die Dateien frei von DRM sind?

Eine technische Validierung wäre optimal, wird aber derzeit im Zertifikat nicht gefordert.