Die AG hat ihre Arbeit zum 31.12.2020 eingestellt.

DINI-AG/ZKI-Kommission „E-Framework“ – Ziele und Arbeitsprogramm

September 2015

1. Ziele

Die Bedeutung der IT-Unterstützung für Forschung, Lehre, Studium und Verwaltung nimmt kontinuierlich zu und erweist sich zunehmend als kritischer Erfolgsfaktor im Wettbewerb um Attraktivität und Exzellenz. Angesichts stagnierender oder sogar rückläufiger Budgets bei gleichzeitig steigenden Serviceanforderungen entstehen neue, komplexe Herausforderungen für die Bereitstellung und Gewährleistung der IT-Unterstützung vor Ort. Sowohl die Verfügbarkeit generischer Basisdienste (Web, E-Mail, Groupware, Dateidienste, Archiv, Backup, Campusmanagement, Informations- und Medienversorgung, Lernplattformen, Medienproduktion, Netz etc.) als auch spezifische Versorgungsanforderungen in Forschung, Lehre, Studium und Verwaltung erfordern Expertise, Betriebsmodelle und Finanzierung, um mit der laufenden Weiterentwicklung Schritt halten zu können.

Zunehmende Abhängigkeiten von Hard- und Softwareanbietern und attraktive Konkurrenzangebote großer Player (Dropbox, Google, Microsoft, Social Networks etc.) sowie wachsende Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit sowie Datenhoheit beeinflussen die Akzeptanz und die Gestaltungsmöglichkeiten der von Bibliotheken, Medien- und Rechenzentren zu leistenden Services - einschließlich der Versorgung mit Anwendungen und Inhalten - in hohem Maße. Vor diesem Hintergrund will sich die AG E-Framework über einen Zeitraum von zunächst zwei Jahren (Herbst 2016 – Herbst 2018) mit den folgenden Themen befassen:

1.    Identifizierung von generischen IKM-Serviceportfolios für Forschung, Lehre, Studium und Verwaltung inklusive des hierfür notwendigen Change-Managements in den nächsten zwei bis fünf Jahren.

2.   Betrachtung der Wirtschaftlichkeit (Kosten, Kennzahlen, Servicelevel, Nutzerzufriedenheit) und der Abrechenbarkeit der generischen IKM-Services (Accounting).

3.   Analyse der Sourcing-Optionen, einschließlich Kooperationsmöglichkeiten auf lokaler, regionaler, nationaler und internationaler Ebene für die Bereitstellung von Services.

4.    Querschnittsthemen zu den Rahmenbedingungen für den wirtschaftlichen Betrieb von attraktiven und stabilen Services: insb. Governance, Datenschutz, Informationssicherheit.

2. Arbeitsprogramm

Die Dienste der lokalen IKM-Einrichtungen sollen dabei in folgender Weise bearbeitet werden.

In einem ersten Schritt will sich die gemeinsame AG mit Servicekatalogen/-portfolios befassen. Dabei sollen Servicekataloge von IKM-Einrichtungen als Best-Practice-Beispiele vorgestellt werden und daran anknüpfend Verfahren zur Festlegung und Gestaltung von Servicekatalogen mit Hilfe von Templates oder vergleichbaren Werkzeugen bereitgestellt werden. Zur Umsetzung dieser Zielsetzung sollen der ZKI-AK „Service-Management und Sicherheit“ und die „Management-Kommission“ von DBV/VDB aktiv einbezogen. Wesentlich ist in diesem Zusammenhang, dass die Servicekataloge verständlich sind und deshalb ein vermittelbares Maß an Granularität aufweisen.

In einem zweiten Schritt soll auf Modelle zur Kostenermittlung und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sowie – eng damit zusammenhängend – Modelle für die Abrechnung von einzelnen Services eingegangen werden. Praxismodelle dafür lassen sich beispielsweise bei der GWDG, Bibliotheksverbünden u. ä. identifizieren. Darüber hinaus sollen in diesem Zusammenhang auch Modelle für Kennzahlensysteme und zur Performancemessung unter quantitativen und qualitativen Aspekten sowie unter Kostenaspekten einbezogen und vorgestellt werden. Dabei soll auf entsprechende Experten bei AMH, DBV und ZKI zurückgegriffen werden.

In einem dritten Schritt sollen Best-Practice-Beispiele zu aktuellen Kooperationsvorhaben Gegenstand der AG-Aktivitäten sein. Dabei soll es einerseits um Kooperationen zwischen universitären IKM-Serviceeinrichtungen (Bibliotheken, Medien- und Rechenzentren), Landeskonzepte (z. B. Bayern, Sachsen, Thüringen) sowie um Dienstleistungs-Verbünde oder Dienstleister-Zusammenschlüsse (z. B. DFN, GBV und BVB/KOBV (Bibliotheksverbünde), PVP (NRW-Praktikumsvergabe), GWDG, HLRN, SCIEBO (NRW-Cloud) und UAMR) gehen. Andererseits soll auf die Einbeziehung privatwirtschaftlicher Anbieter (Dropbox, Google, Microsoft etc.) in die Serviceportfolios eingegangen werden. Als Ergebnis wird in diesem Kontext angestrebt, konkrete Modelle zur Vereinbarungen von Kooperationen zu entwickeln und zugleich die Chancen und Risiken von Dienstleistungskooperationen zu analysieren; dabei sind auch die „life cycles“ von Kooperationen zu bewerten. Zentrale Aspekte sind in diesem Zusammenhang (Anschub-)Finanzierung, Transition, Know-how-Erhalt, Vereinbarungs- und Vertragsmodelle sowie Zentralisierung von Services.

Ergänzend will sich die AG im Rahmen der genannten Felder mit den Querschnittsthemen Datenschutz und Informationssicherheit sowie Governance befassen. Diese Themenfelder sollen in die Diskussion zu Servicekatalogen und Change-Management, Abrechnungs- und Wirtschaftlichkeitsmodellen sowie Sourcing und Kooperationen eingehen und damit nicht als eigenständige Themen behandelt werden.

Insgesamt soll die Auseinandersetzung mit den genannten Themen nicht anhand möglichst vieler Beispiele, sondern vielmehr auf der Grundlage von Beispielen erfolgen, die möglichst viele der genannten Themenaspekte umfassen. Nach aktueller Einschätzung eignen sich dafür PVP und SCIEBO in besonderer Weise. Insofern könnten sich entsprechende Workshops als hilfreich erweisen, auf denen eine Dienstleistungskooperation wie SCIEBO unter Portfolio-Aspekten, Abrechnungs- und Wirtschaftlichkeitsaspekten sowie Aspekten der konkreten Vereinbarungen „bis in die Tiefe“ analysiert und daran anknüpfend hinsichtlich ihrer Übertragbarkeit diskutiert wird. Vergleichbares ist für „Bibliotheksverbünde“ vorstellbar.

3. Weiteres Vorgehen

Mit diesem Themenspektrum wendet sich DINI-AG/ZKI-Kommission „E-Framework“ an CIOs von Hochschulen sowie an die Leitungsebenen von Bibliotheken, Medien- und Rechenzentren. Die AG/Kommission soll von DINI (als AG) und ZKI (als Kommission) gemeinsam betrieben werden, da die vorgesehenen Arbeitspakete strategisch und operationell von hoher Bedeutung für die beiden Verbände sind und deshalb gemeinsam aufgegriffen werden sollten. Zugleich sollen Experten aus AMH, DBV und ZKI zur Begleitung der Aktivitäten herangezogen werden.

Die AG/Kommission wird auf der ZKI-Herbsttagung 2015 in Freiburg (Breisgau) auf der Sitzung des Hauptarbeitskreises für Universitäts- und Fachhochschul-Rechenzentren offiziell eingesetzt werden. Darüber hinaus soll die AG/Kommission auf der Herbstsitzung der DBV-Sektion-4, auf der Jahrestagung der AMH und auf der DINI-Jahrestagung vorgestellt werden. Anfang 2016 soll die AG ihre Arbeit konkret aufnehmen.

Andreas Degkwitz
E-Mail: andreas.degkwitz@ub.hu-berlin.de

Frank Klapper
E-Mail: frank.klapper@uni-bielefeld.de

Stephan Olbrich
E-Mail: stephan.olbrich@uni-hamburg.de